İşbu Bülten, 06.12.2018 tarihinde yayınlanarak birçok kişiye elektronik ortamda tebligat yapılmasına ilişkin zorunluluk getiren “Elektronik Tebligat Yönetmeliği” (Bundan böyle “Yönetmelik” olarak anılacaktır) kapsamındaki usule ve esasa yönelik düzenlemelere yer vermektedir. Burada yer alan açıklamalar, hukuki görüş ve tavsiye niteliğinde değildir. Konu hakkında hukuki danışmanlık ve hizmet almak için lütfen Gerçek Hukuk&Danışmanlık ile iletişime geçiniz.
- ELEKTRONİK TEBLİGAT NEDİR?
Klasik tebligat sisteminde iletilmek istenen evraklar, fiziki olarak gönderilmektedir. Tebliğ şerhi posta dağıtıcısı memur tarafından ilgilisinden alınacak imza ile tebliğ mazbatasına işlenmekte ve ispat aracı olarak mazbata parçasının fiziken saklanması gerekmektedir. Hukuki işlemlerin mahiyeti göz önünde bulundurulduğunda, muhtelif hatalara elverişli böylesine basit bir usulün uygulanması, sayısız tür ve sayıda mağduriyete yol açma riskini de beraberinde getirmekteydi.
Elektronik Tebligat (E-Tebligat) ise, Tebligat Kanunu’nda belirlenen tebligat çıkarmaya yetkili merciler tarafından elektronik ortamda hazırlanan tebligatların 06.12.2018 tarihinde yayınlanan “Elektronik Tebligat Yönetmeliği”ne uygun olarak güvenli bir şekilde sistemi yoluyla alıcılarına iletilmesidir. Klasik tebligat sistemine kıyasla çok daha güvenli olan E-Tebligat sistemine, kamu kurum ve kuruluşları ile tüm tüzel ve özel kişiler üye olabilecektir. Bunlardan bazılarının üye olması yasal düzenlemeler ile zorunlu tutulmuş olup, bazılarınınki ise ihtiyaridir.
- ELEKTRONİK TEBLİGATA NEDEN İHTİYAÇ DUYULDU?
Günümüzde ticari faaliyetler yürütülürken yönetimsel alanda elektronik posta yaygın olarak kullanılmaktadır. Fakat standart e-posta gönderimi aşağıda yer alan bazı eksik ve açık noktalara sahiptir;
- Standart e-posta gönderimi, hukuki açıdan ancak sınırlı nitelik ve nicelikte delil barındırmaya elverişlidir.
- E-posta gönderiminde ispat külfeti göndericiye aittir.
- E-postanın zaman şerhi gönderi yapılan bilgisayarın zaman ayarlarına bağlıdır. Bu sebeple alıcı ile gönderici aynı zaman diliminde bulunmuyor olması bile ihtilafa yol açabilir. Öte yandan bilgisayar ayarlarındaki basit değişiklikler ile e-postanın zaman bilgisi değiştirilebilir. Bu tür riskler, standart e-postanın delil değerini düşürmektedir.
- Standart E-Postaların içerikleri kolaylıkla değiştirilebilir.
İşlem güvenliğini artırması, hak kayıplarının önüne geçmesi, delil muhafazasının kolaylaştırılması gibi birçok avantaja sahip olması sebebiyle elektronik tebligat düzenlemesi köklü yenilikler getirmekte ve bu sayede hukuk düzenindeki önemli ihtiyaçlara cevap vermektedir.
- ELEKTRONİK TEBLİGAT UYGULAMASI İLE NE GETİRİLDİ?
Bilindiği üzere; 7201 Sayılı Tebligat Kanunu’nun 19.1.2013 yürürlük tarihli 7/a maddesinin 2. fıkrası hükmü çerçevesinde, “Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması” zorunlu kılınmıştı. 06.12.2018 tarihinde yayınlanan Yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile konuya ilişkin bir önceki yönetmelik yürürlükten kaldırılmış hem de elektronik tebligata ilişkin aşağıda bir kısmına yer verdiğimiz yeni düzenlemeler yapılmıştır.
A. Hangi tüzel kişilere elektronik tebligat yapılması zorunludur?
- 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlara,
- Mahallî idarelere,
- Özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kanunla kurulan fonlar ve kefalet sandıklarına,
- Kamu iktisadi teşebbüsleri ile bunların bağlı ortaklıkları, müessese ve işletmelerine,
- Sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklara,
- Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşlarına,
- Kanunla kurulanlar da dâhil olmak üzere tüm özel hukuk tüzel kişilerine,
- Adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birime,
- Ayrıca; yukarıdakiler dışında kalan tüzel kişilere, talepleri hâlinde elektronik tebligat adresi verilecek olur ise yine bu tüzel kişilere,
tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur (md. 5/1).
B. Hangi gerçek kişilere elektronik tebligat yapılması zorunludur?
- Noterlere,
- Baro levhasına kayıtlı avukatlara
- Sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişilere
tebligatın elektronik yolla yapılması zorunlu hale gelmiştir (md. 5/1).
Tebligat çıkarmaya yetkili olan merciler, KEP hesabı kullanmak suretiyle E-Tebligat göndermek zorundadırlar. Bu bağlamda, söz konusu merciler PTT KEP hesabı edinerek bu hesap üzerinden muhataplara elektronik tebligat gönderebilecektir. Aslında, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmeti sunan başka altyapılar da mevcuttur. Fakat ilgili tüm hukuki düzenlemelerde PTT KEP uygulamasına atıf yapıldığı için işbu yazımızda ele aldığımız hususlar yalnızca bu uygulamaya yöneliktir.
- ELEKTRONİK TEBLİGAT NASIL UYGULANIR?
Elektronik tebligat almak isteyen muhatapların öncelikle elektronik tebligata elverişli kayıtlı elektronik posta hesabı edinmeleri gerekmektedir.
Elektronik tebligat adresi alma zorunluluğuna tabi olanlar, zorunluluğun başladığı tarihten itibaren bir ay içinde PTT’ye başvuru yapmalıdırlar. Bu başvuruya aşağıdaki bilgi ve belgeler eklerler:
- Kamu kurum ve kuruşları ile birlikler için Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sisteminde (DETSİS) yer alan benzersiz numara ve sistem bilgileri, DETSİS’e kayıtlı olmayanlar için ise tabi oldukları sistem bilgileri
- Merkezi Sicil Kayıt Sistemine (MERSİS) kayıtlı tüzel kişiler için MERSİS numarası ve sistem bilgileri, MERSİS’e kayıtlı olmayan tüzel kişiler için tabi oldukları sistem bilgileri
- Türk vatandaşı gerçek kişiler için Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası da dâhil olmak üzere kimlik bilgileri; yabancı gerçek kişiler için yabancı kimlik numarası da dâhil olmak üzere kimlik bilgileri
Elektronik tebligat adresi alma zorunluluğuna tabi olmayanlar, PTT’ye yapacakları başvuruda aşağıdaki bilgi ve belgeleri eklerler:
- Türk vatandaşları için kimlik numarası bulunan Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı, pasaport, kanunen kimlik yerine geçen geçerli resmî belge veya güvenli elektronik imza
- Yabancılar için yabancı kimlik numarası, Mavi Kart numarası, pasaport veya güvenli elektronik imza
- Tüzel kişiler için tabi oldukları sistem bilgileri
PTT, başvurunun yapıldığı tarihten itibaren bir ay içinde elektronik tebligat adresini, kişilerin başvuru aşamasında vermiş olduğu bilgileri esas almak suretiyle tek ve benzersiz olacak şekilde oluşturur ve UETS’ye (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) kaydeder. Adreslerin ilgilisine teslimini müteakiben PTT, bu adresi tebligat çıkarmaya yetkili makam ve mercilerin kullanımına derhâl sunar.
“E-Tebligat Gönderim Süreci” aşağıdaki şekilde gerçekleşmektedir:
- E-Tebligat Gönderimi
- Doğrulama ve Kontrol
- Gönderi Kabul Delili
- E-İmzalama, Zarflama, Zaman Damgalama ve Gönderim
- Alıcının E-Tebligat Hesabına Teslimat
- Teslimat Delili
- E-imza Doğrulama ve Okuma
- Okundu Delili
Yönetmelikte elektronik tebligatın yapıldığına dair “Delil Kaydı”;“Tebligatın; tebligat çıkarmaya yetkili makam ve merciden Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) tarafından teslim alındığına, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığına, okunduğuna ve usulen tebliğ edilmiş sayıldığına dair üretilen ve elektronik sertifika ile imzalanmış kayıtları ifade etmektedir” şeklinde tanımlanmıştır (md. 3/1-b). Delil kayıtları, aksi ispat edilmedikçe kesin delil sayılmaktadır ve elektronik ortamda otuz yıl boyunca muhafaza edilmektedir.
SONUÇ
“Elektronik Tebligat Yönetmeliği”nin 06.12.2018 tarihinde yürürlüğe girmesi ile birçok gerçek ve tüzel kişi için elektronik tebligat adresi temini ve bu adresin kullanılması suretiyle tebligatların gönderilmesi-alınması zorunluluğu getirilmiştir. Aksi yöndeki durum, elektronik tebligatı göndermek ve almak ödevine sahip kişiler aleyhine hukuki sonuçlar ve sorumluluklar doğuracaktır. Dolayısıyla, elektronik tebligat uygulamasının mevzuata uyumlu şekilde yürütülebilmesi için gerekli başvuru, sözleşme ve kullanım süreçlerinin titizlikle yürütülmesinde fayda vardır.
Gerçek veya tüzel kişiler, elektronik tebligat alabilmek için PTT ile yapacakları bir hizmet sözleşmesi çerçevesinde kayıtlı elektronik posta (“KEP”) edinmelidirler. KEP alan kişiler için artık gerek kendilerinin gerekse de üçüncü şahısların iş ve eylemlerinden dolayı sorumluluklar ortaya çıkar. Örneğin; üçüncü bir şahıs ya da kurumun bir gerçek veya tüzel kişinin KEP adresine yapacağı bir tebligat, bu kişi hesabını kontrol etmediği için içeriğini okumamış olsa bile kanuni müddeti sonunda tebliğ edilmiş sayılacak ve bağlayıcı olacaktır.
EKİBİMİZ: